Aufgabenkritik - neue Spielräume schaffen

Die regelmäßige Auseinandersetzung mit den eigenen Aufgaben und die Weiterentwicklung dieser ist wesentlich für den Erfolg einer Gemeinde. Nur dadurch können neue auf die Gemeinden zukommende Aufgaben erkannt und Aufgaben, die nicht mehr bzw. nicht mehr so intensiv nachgefragt werden reduziert oder gänzlich eliminiert werden. Um diesen Prozess strukturiert zu gestalten, gibt es das Verfahren der systematischen Aufgaben- und Produktkritik. Dieser Prozess sollte regelmäßig – am besten zu Beginn einer neuen Gemeinderatsperiode durchgeführt werden, um finanzielle Spielräume einer Gemeinde zu sichern.

Was ist Aufgabenkritik?

Aufgabenkritik ist ein systematisches Verfahren, in dem die Aufgaben einer Gemeinde auf den Prüfstand gestellt werden. Dabei werden die folgenden Fragen gestellt:

• Müssen die Aufgaben erbracht werden?
• Sind die Standards der Aufgabenerbringung angemessen bzw. erforderlich?
• Ist das Ausmaß der Eigenleistung notwendig?
• Sind die Organisation und Prozesse der Aufgabenerbringung effizient gestaltet?

Ausgangspunkt für das Durchführen der Aufgabenkriti ist ein Produkt- bzw. Leistungskatalog, in dem die Aufgaben der Gemeinde dargestellt und quantitativ (Leistungsmengen, Personaleinsatz) sowie qualitativ (Standards) bewertet werden. Auf dieser Basis kann man sich mit dem Zweck bzw. mit dem Vollzug einzelner Aufgaben beschäftigen.

Wie soll vorgegangen werden?

Das KDZ hat einige Städte und Gemeinden bei ihren Bemühungen zur Aufgabenkritik und dem Schaffen neuer Spielräume unterstützt. Ziel war es dabei, den finanziellen Spielraum wieder zu verbessern, damit sich die Gemeinde wieder den Herausforderungen der Zukunft stellen kann (neue Aufgaben, Investitionen) und handlungsfähig bleibt. Wesentliche Schritte im Rahmen eines solchen Projektes sind:

• Ermittlung des Konsolidierungsbedarfs: Wieviel muss an Einsparungen getätigt bzw. an zusätzlichen Einnahmen lukriert werden?
• Durchführen der Aufgabenkritik mit den Fragen: Muss die Aufgaben erledigt werden?, Wie soll sie erledigt werden?;
• Erarbeiten von Vorschläge zur Optimierung von Strukturen, Prozessen und Standards durch die Verwaltung und das KDZ;
• Verdichten der Vorschlägen zu einem Bericht für die politische Ebene;
• Diskussion der Vorschläge durch die Politik und Zustimmung bzw. Ablehnung der vorgeschlagenen Maßnahmen;
• die Umsetzung der Vorschläge im Verwaltungsalltag

Worauf muss man achten?

Um einen optimalen Prozess zur Aufgabenkritik sicherzustellen ist:

• ein gutes Zusammenwirken zwischen Politik und Verwaltung notwendig – es ist Aufgabe der Verwaltung zielführende und umsetzbare Vorschläge zu machen; Aufgabe der Politik ist es den Konsolidierungsprozess nicht durch kurzfristige Ausgaben zu hintertreiben;
• das Beiziehen eines externen Beraters mit Konsolidierungserfahrung, als Motor für den Prozess und unterstützend als Mediator zwischen Politik und Verwaltung;
• das konsequente Verfolgen des Umsetzungsfortschrittes durch laufendes Projektmanagement.

Teil des Planungszyklus

Leider ist in der Praxis eine solche einmalige Kraftanstrengung nicht ausreichend. Haushaltskonsolidierung und damit die Optimierung der Einnahmen und Ausgaben muss immer mehr ein regelmäßiger Prozess und somit Teil der mittelfristigen Ausrichtung der Gemeinde sein. So sollte am Beginn einer neuen Legislaturperiode des Gemeinderats mit einem aufgabenkritischen Prozess die erforderlichen 5 bis 10 Prozent der laufenden Gebarung mobilisiert werden, um finanziellen Spielraum für neue Erfordernisse zu haben. Aufgaben müssen immer wieder hinterfragt und auf die aktuellen Entwicklungen und Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger ausgerichtet werden.