CAF-Kommunal in der Praxis - Rasche Ergebnisse mit hoher Umsetzungskraft

CAF ist ein Leitfaden zur Weiterentwicklung europäischer öffentlicher Verwaltungen und stellt dabei die Qualität für die BürgerInnen in den Mittelpunkt. Das KDZ hat das seit dem Jahr 2000 bestehende Qualitätsmanagementinstrument Common Assessment Framework (CAF) speziell für Städte und Gemeinden weiterentwickelt.

Hinter dem CAF-Kommunal steht ein Bewertungsraster mit rund 200 konkreten Beispielen und Standards für gutes Management in Gemeindeverwaltungen. Dabei werden Führung, Management und Struktur der Gemeinde genauso wie ihre Ergebnisse für die MitarbeiterInnen, die BürgerInnen, die Gesellschaft sowie wichtige Leistungs- und Wirkungsergebnisse der Gemeinde analysiert und bewertet. CAF-Kommunal unterstützt somit Städte und Gemeinden in der qualifizierten Standortbestimmung und laufenden Organisationsentwicklung.

Mit CAF Veränderungen auf den Weg bringen

Gemeinsam mit der Kommunalakademie Niederösterreich und vier niederösterreichischen Pilotgemeinden hat das KDZ die CAF-Kommunal- Methode speziell für Gemeinden praktisch erprobt. Dass CAF in den Gemeinden wirkt, bestätigen die Ergebnisse: Mit der CAF Umsetzung konnten je Gemeinde zwischen 30 und 60 konkrete kurz- und mittelfristige Maßnahmen definiert werden die die Effizienz und Qualität der Gemeindearbeit weiter verbessern und nachhaltig stärken. Durch die gemeinsame Erarbeitung der Aktionspläne mit den Führungskräften und MitarbeiterInnen, die die Maßnahmen dann auch umsetzen, konnten rasch Ergebnisse mit hoher Umsetzungskraft erzielt werden (Auszug):

  • Strategiearbeit: Entwickeln von Gemeinde- und Verwaltungsleitbildern, Verbesserung der Arbeitsplanung zwischen Politik und Verwaltung etc.
  • Organisationsgestaltung: Schärfen der sachlichen Zuständigkeiten und Aufgabenzuteilung, Anpassen der Öffnungszeiten, Evaluierung und Neustrukturierung zentraler Aufgabenbereiche etc.
  • Controlling: Weiterentwickeln des Budgetcontrollings, Kalkulation von Nutzungsentgelten, strukturiertes Kennzahlenset etc.
  • Personalentwicklung: Einführung des strukturierten Mitarbeitergespräches, Aktualisierung Stellenbeschreibungen etc.
  • Prozessoptimierung: Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse, elektronische Antragstellung, Optimierung zentraler Verwaltungsabläufe und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen etc.
  • Servicequalität:  Durchführen von Kundenbefragungen und Zufriedenheitsmessungen, mobiles Bürgerservice, Einsatz digitaler Lösungen und Informationsangebote etc.

CAF-Kommunal richtig einsetzen

Die Entscheidung für den Einsatz von CAF-Kommunal bedarf zu Beginn eines Checks, inwieweit dieser Projektansatz die Zielsetzungen der Gemeinde unterstützen kann und auch zur Organisationskultur selbst passt. In der Gemeinde sollte eine grundsätzlich offene und von gegenseitiger Wertschätzung geprägte Gesprächskultur zum Selbstverständnis gehören, als auch die grundsätzliche Bereitschaft der MitarbeiterInnen einen kritischen Blick auf die eigenen Organisationsstrukturen, Abläufe usw. zu richten vorhanden sein. Auch kann CAF-Kommunal nur in Teilbereichen der Gemeindeverwaltung mit geringem Anpassungsaufwand zum Einsatz kommen (z.B. Wirtschaftshof, einzelne Abteilungen und Dienststellen usw.).

Die vier Projektphasen des CAF-Kommunal. Quelle: KDZ (2019)

Vier aufeinander abgestimmte Projektphasen

CAF-Kommunal gibt nicht nur einen inhaltlichen Leitfaden zur Verwaltungsentwicklung, sondern auch eine klare Methode zur Projektumsetzung vor und baut dabei auf folgenden vier aufeinander abgestimmten Projektphasen auf:

  • Phase 1: CAF-Programmstrukturen schaffen: Start des CAF-Programms ist ein Projekt-Kick-Off, in dem die grundsätzlichen Zielsetzungen sowie Programmstrukturen wie Projektleitung, Zusammensetzung des CAF Selbstbewertungsteams, Zeitachse für die Umsetzung, Information der MitarbeiterInnen und ein begleitender Kommunikationsplan für die Projektumsetzung definiert werden.
  • Phase 2: Selbstbewertung: 7 bis max.15 Mitglieder der Gemeindeverwaltung definieren zunächst selbst Stärken, Verbesserungspotenziale und Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Gemeinde. Hierbei unterstützt ein vom KDZ entwickeltes Online-Tool, in dem jedes Teammitglied vollautomatisch durch den Bewertungsprozess geführt wird. Nach Abschluss der Bewertungsphase werden die Ergebnisse in anonymisierter Form an den externen Moderator übermittelt. Auf dieser Grundlage werden die Ergebnisse durch den externen Moderator zusammengefasst und geordnet und somit die Grundlage für einen raschen Einstieg in die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen gebildet. Danach werden in einem 2-tägigen Konsensworkshop die Ergebnisse diskutiert und bewertet. Der Fokus wird auf umsetzbare und aus Sicht des Bewertungsteams wichtige Reformbaustellen gelenkt. Ergebnis der zwei Tage ist ein gemeinsamer Blick auf die Ausgangssituation (Wo sind wir gut? Wo sehen wir Verbesserungspotenziale? Wie können wir diese heben?) und den konkreten Weiterentwicklungsbedarf. Das wichtige gemeinsame Verständnis für den notwendigen Veränderungsbedarf und der dafür erforderlichen Maßnahmen ist geschaffen.
  • Phase 3: Aktionsplan: Auf Grundlage der Ergebnisse des Konsensworkshops werden in einem 1-tägigen Aktionsplanworkshop die Maßnahmen, Termine und Verantwortlichkeiten festgelegt. In Kleingruppen werden dabei vor Ort konkrete Projektpläne erstellt, vorgestellt und verabschiedet.
  • Phase 4: Umsetzung: Nach durchschnittlich nur 6 Monaten Durchlaufzeit liegt ein gemeinsam erarbeiteter und umsetzungsreifer Aktionsplan der Gemeinde für die nächsten 2 Jahre auf dem Tisch. Dieser Aktionsplan ist die Grundlage für die weitere Projektplanung und das laufende Projektcontrolling in der Umsetzungsphase.

Die Anstrengungen werden auch belohnt – aktuell befinden sich alle vier Pilotgemeinden im CAF-Gütesiegelprozess – ein auf europäischer Ebene anerkanntes Qualitätszertifikat für exzellente öffentliche Organisationen. Mehr zu den Ergebnissen und der CAF-Kommunal Methode für Gemeinden wird bald in einem Leitfaden der Kommunalakademie Niederösterreich zu lesen sein.

 

Jahr: 
2019