Der Weg zur digitalen Agenda - Schlüsselfaktoren für den Transformationsprozess.

Wir alle befinden uns in einem Transformationsprozess – die Digitalisierung treibt Entwicklungen an, die unser Zusammenleben, unsere Wirtschaftswelt und unser Verhältnis zum Staat und seinen Institutionen nachhaltig verändern. Wohin sich diese Entwicklungen bewegen, haben wir dabei oft selbst in der Hand.

Gute Ideen und innovative Problemlösungen, die nur darauf warten, kopiert zu werden, gibt es – vor allem soweit es die Digitalisierung betrifft – wie Sand am Meer. Man ist vielfach verleitet, nette Apps oder neue Programme zu übernehmen, mit denen andere bereits gute Erfahrungen gemacht haben. Schnell kommt die Einsicht, dass es für jedes Problem mehr als eine Lösung gibt und dass man bald mehr Lösungen als Probleme hat. Um nicht ziellos im Sumpf der unbeschränkten Möglichkeiten, der einem von der Digitalisierung zweifelsohne geboten wird, zu schwimmen, war es der Stadt Leoben ein Bestreben, eine Strategie festzulegen, wie mit der immer größer werdenden Herausforderung namens Digitalisierung umgegangen werden soll. Damit war auch schon der Grundstein für den Weg zur digitalen Agenda gelegt: Der Wille, eine bestehende Herausforderung bestmöglich zu meistern.

Als Ziel galt es, einen Plan zu entwickeln, der der Einstellung der Stadt gegenüber der Digitalisierung Rechnung trägt, der sicherstellt, dass man bestmöglich auf kommende Veränderungen vorbereitet ist und der daneben auch die unbekannten Faktoren der Zukunft berücksichtigt – so gut es eben geht.       

Bewusstseinsbildung

Um sich in einer so komplexen Materie wie der Digitalisierung zurecht zu finden, bedarf es zu aller erst natürlich eines gewissen Knowhows, des Willens, sich eben dieses anzueignen und der Einsicht, wo dieses Wissen fehlt und wie es durch externe BeraterInnen kompensiert werden kann. Das KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung hat hierbei den entscheidenden Part des externen Beraters übernommen und dort angeleitet, wo aufgrund von fehlenden Erfahrungswerten eine gewisse Ratlosigkeit bestand. Entscheidend ist es, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass Digitalisierung nicht nur Potentiale schafft, sondern auch Risiken mit sich bringt, die es zu kontrollieren gilt. Das Bewusstsein dafür darf dabei nicht bloß auf die Verwaltungseinheit beschränkt sein, sondern sollte vor allem auch bei den BürgerInnen verankert sein – immerhin sind sie es, denen die digitalen Services der Verwaltung das Leben erleichtern sollen.

Hier wurden zahlreiche Workshops in unterschiedlichen Konstellationen abgehalten, in denen Gefahrenquellen analysiert und Lösungsmöglichkeiten erarbeitet wurden. Schnell wurde klar, je mehr am Lösungsfindungsprozess beteiligt waren, desto rascher hat sich das notwendige Bewusstsein für die Vor- und Nachteile dieses Themenkomplexes gebildet. Außerdem ist es der Stadt Leoben ein Anliegen, Digitalisierung nicht als Themengebiet zu verstehen, das isoliert betrachtet werden kann. Es fließt in sämtliche Lebensbereiche ein und stellt daher eine Querschnittsmaterie im klassischen Sinn dar.

Einstellung der Stadt

In einer die Digitalisierung betreffenden Strategie ist es von unschätzbarem Wert, gewisse Prinzipien festzulegen, an denen sich die Verwaltung orientieren kann und muss. Dabei spielen vor allem subjektive Kriterien eine Rolle. Es geht um Fragen wie:

  • Welchen Stellenwert hat Innovation?
  • Welchen Nutzen soll die Digitalisierung bringen?
  • Wie sind Entwicklungsprozesse aufgebaut?

Diese und mehr Fragen sind zu Beginn der Reise von jedem Verwaltungskörper selbst zu stellen. Die daraus gewonnenen Antworten sollen sich im Alltag und im täglichen Handeln wiederfinden. Die Stadt Leoben hat in diesem Zusammenhang ein Dokument als Teil ihrer Strategie verfasst, in dem sie ihre Prinzipien zum Thema Digitalisierung festhält. An oberster Stelle steht dabei die BürgerInnenorientierung und -einbindung.

Prozesseinbindung

Damit der Zugang des Verwaltungskörpers auch langfristig in den Anschaffungen und Projekten berücksichtigt wird, ist es notwendig, sämtliche Prozesse zu überarbeiten und entsprechend den neuen Herausforderungen aufzubauen. Die Stadt Leoben hat damit begonnen, Kriterien zu entwickeln, an denen die Umsetzbarkeit und Priorität von anstehenden Projekten gemessen werden kann. Hier wurden Kriterien wie prognostizierter Nutzen, Aufwände, der zeitliche Druck und die Tatsache, ob analoge Alternativen bestehen bzw. bestehen müssen, in ein Verhältnis gesetzt, wodurch jede Idee und jedes Projekt anhand objektiver Kriterien bewertbar gemacht wird.

Darüber hinaus wurde ein Prozessablauf festgesetzt, der die Einbindung der Querschnittsmaterie „Digitalisierung“ in sämtlichen Projekten der Stadt Leoben sicherstellen soll. Damit ist gewährleistet, dass dieses Thema auch in Projekten Beachtung findet, die bei erster Betrachtung nichts damit zu tun hätten, und möglichst viele Synergien geschaffen werden. Das ist nicht nur nachhaltig, sondern spart auch Ressourcen.

BürgerInneneinbindung

Wie bereits oben ausgeführt, stellt die BürgerInneneinbindung einen wichtigen Grundsatz in den Überlegungen zur Digitalisierung der Stadt Leoben dar. Es ist daher nur konsequent, sich Mittel und Wege zu überlegen, die BürgerInneneinbindung in sämtlichen Projekten sicherzustellen und Tools zu verwenden, die einfach und ressourcenschonend handzuhaben sind. In der Stadt Leoben ist daher bei jedem anstehenden Projekt zu erörtern, ob und wie BürgerInnen bestmöglich einzubeziehen sind. Zu erheben, welche Services der Verwaltung in welchem Umfang in Anspruch genommen werden, ist dabei ein strategisch notwendiger Schritt.

Zu Beginn wurden Daten dazu gesammelt, welche Services der Verwaltung am häufigsten genutzt werden, und die BürgerInnen dazu befragt, welche Ideen zur Nutzerfreundlichkeit bestehen. Die schrittweise Umsetzung ist zwar zeitintensiv, doch nur so lassen sich Prozesse auch langfristig verbessern.

Umsetzung

Natürlich ist eine Strategie niemals nur ein Mittel zum Zweck, sondern soll wie eingangs beschrieben den größtmöglichen Nutzen stiften. Von daher bedarf es als letzten Schritt, konkrete Maßnahmen und Ideen zu generieren, die auch tatsächlich zur Umsetzung gelangen. Zu diesem Zweck wurden bereits abgeschlossene Projekte evaluiert, laufende Maßnahmen einer nachträglichen Prüfung unterzogen und geplante Projekte in einen für alle MitarbeiterInnen transparenten Katalog aufgenommen. Dies trägt wesentlich zur Bewusstseinsbildung bei und hilft, sich optimal zu vernetzen.

Ausblick

Klar ist, dass mit der Erstellung einer Strategie noch nichts gewonnen ist. Es geht um gelebte Praxis und um die Bereitschaft, Erlerntes immer wieder zu hinterfragen und Geschafftes ständig zu verbessern. Auch eine Strategie bedarf daher einer laufenden Bewertung und Anpassung. Aus diesem Grund sollen Ressourcen in personeller und finanzieller Hinsicht frei gemacht werden, damit der erarbeitete Standard möglichst hoch gehalten werden kann.

Vor welche Herausforderungen die Digitalisierung uns als Gesellschaft zukünftig noch stellen mag, ist weitaus unbekannt. Viel wichtiger als das Ziel zu kennen, ist daher den ersten Schritt zu machen und auf dem Weg die Fähigkeit zu erwerben, auf Veränderungen schnellstmöglich zu reagieren und alle beeinflussbaren Faktoren positiv zu gestalten.

AD PERSONAM: Mag. Dominik Kumpusch ist in Leoben als Verwaltungsjurist in der Abteilung für Recht, Sicherheit und Soziales tätig. Die Schwerpunkte liegen in der Bearbeitung der rechtlichen Agenden der Stadt, insbesondere im Bereich des Vertragswesens und des Datenschutzes. Hier zeichnet Mag. Dominik Kumpusch als Projektleiter verant-wortlich.

Jahr: 
2020