CAF-Kommunal: Ein Qualitätsmanagementsystem als Modernisierungsmotor für Österreichs Städte und Gemeinden.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, um Ihre Gemeinde/Stadt an modernen und notwendigen Standards des Verwaltungsmanagements auszurichten? Wollen Sie, dass dies nicht nur am Papier geschieht, sondern unter breitem Einbezug all jener, die die Vorschläge dann auch mittragen und umsetzen? Sie wollen kein Monsterprojekt, sondern ein wirkungsvolles, kostengünstiges und rasches Verfahren, das alle für Sie wichtigen Themenbereiche systematisch nach Verbesserungsmöglichkeiten screent und gleichzeitig gemeinsam im Team an den notwendigen
Umsetzungsschritten arbeitet? Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen mit JA beantworten können, dann ist der CAFKommunal die richtige Methode für Sie und Ihre Organisation.

Selbstbewertung
Der CAF-Kommunal ist ein Qualitätsmanagementsystem für Städte und Gemeinden, mit dessen Unterstützung wirkungsvolle Schritte zur Modernisierung und Weiterentwicklung gesetzt werden können. Das KDZ hat dazu das seit dem Jahr 2000 bestehende Qualitätsmanagementinstrument Common Assessment Framework (CAF) speziell für Städte und Gemeinden weiterentwickelt. Der CAF-Kommunal gibt einen Raster vor, mit dem alle wichtigen organisatorischen Rahmenbedingungen (z. B. Führung, Personal Strategie & Planung usw.) und Ergebnisse einer Gemeinde-/Stadtverwaltung gemeinsam beleuchtet und weiterentwickelt werden können.

Im Unterschied zu anderen Qualitätsmanagementansätzen basiert der CAF auf dem Prinzip der Selbstbewertung. In Kombination mit der lösungsorientierten externen Moderation des CAF-Prozesses wird stets der Blick in die Zukunft – in den Bereich des Machbaren und Gestaltbaren – gelenkt. Die so entwickelten Verbesserungsvorschläge werden mit konkreten Umsetzungsschritten hinterlegt, sodass die Gemeinde/Stadt einen realistischen Umsetzungsfahrplan erarbeitet, der von den Ausführenden mit- getragen wird. Umsetzung vor Analyse ist die Devise!

Typische Anlassfälle

Der CAF-Kommunal eignet sich vor allem zum Einstieg in Modernisierungsprojekte, um die für die eigene Organisation relevanten Reformthemen zu sammeln, zu priorisieren und an deren Umsetzung zu arbeiten. Vor jeder Anwendung wird der CAF-Kommunal gemeinsam mit den Führungskräften insofern angepasst, sodass dieser sprachlich und thematisch zur eigenen Organisation passt. In dieser Phase können bereits bekannte „Reformbaustellen“ aufgenommen werden, die sodann in der Bewertungsphase gemeinsam bewertet und in einem moderierten
Rahmen lösungsorientiert bearbeitet werden können.

Ein zweiter Anwendungsbereich des CAFKommunal besteht für jene Städte und Gemeinden, die ihre Organisation bereits an modernen Standards des Verwaltungsmanagements ausgerichtet haben und diese Bemühungen nun auch offiziell zertifizieren lassen wollen. Hierzu besteht die Möglichkeit das CAF-Gütesiegel zu beantragen, ein national und international anerkanntes Zertifikat, das der Gemeinde/Stadt eine exzellente Dienstleistungsorganisation bescheinigt.¹

Der Ablauf

Der CAF-Kommunal basiert auf folgenden vier Stufen:

1. Kick-Off: im Rahmen eines Kick-Off-Workshops wird von der externen Moderation das System des CAF vorgestellt und ein motivierender Rahmen geschaffen.
2. Selbstbewertung: 10 bis 15 Mitglieder der Organisation sammeln zunächst selbst Stärken, Verbesserungspotenziale und Maßnahmen. Hierbei unterstützt ein vom KDZ entwickeltes Online-Tool indem jedes Teammitglied vollautomatisch durch den Bewertungsprozess geführt wird. Nach Abschluss der Bewertungsphase werden die Ergebnisse in anonymisierter Form an den externen Moderator übermittelt. Auf dieser Grundlage werden die Ergebnisse durch den externen Moderator zusammengefasst und geordnet und bildet somit die Grundlage für einen raschen Einstieg in die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen.
3. Konsensworkshop: In einem 2-tägigen Konsensworkshop werden die Ergebnisse diskutiert und bewertet. Der Fokus wird auf umsetzbare und aus Sicht des Bewertungsteams wichtige Reformbaustellen gelenkt. Ergebnis der zwei Tage ist ein gemeinsamer Blick auf die Ausgangssituation (Wo sind wir gut? Wo sehen wir Verbesserungspotenziale? Wie können wir diese heben?) und den konkreten Weiterentwicklungsbedarf.
4. Aktionsplan: Auf Grundlage der Ergebnisse des Konsensworkshops werden in einem 1-tägigen Aktionsplanworkshop die Maßnahmen, Termine und Verantwortlichkeiten festgelegt. In Kleingruppen werden dabei vor Ort konkrete Projektpläne erstellt, vorgestellt und verabschiedet.

Welche Ergebnisse können erreicht werden?

Die vom KDZ im Jahr 2015 durchgeführte Umfrage bei allen 212 CAF-Usern in Österreich², bescheinigt auch heuer wieder die hohe Durchschlagskraft und Akzeptanz des CAF als wichtiger Modernisierungsmotor für die öffentlichen Verwaltungen Österreichs.

So wirkt der CAF...

• Hoher Umsetzungsgrad: Der Großteil der CAF-Anwender attestiert dem CAF einen sehr hohen Umsetzungsgrad. Dies bedeutet, dass mehr als 75 Prozent aller erarbeiteten Verbesserungsvorschläge auch tatsächlich umgesetzt wurden.
• Effiziente Prozesse - der CAF trägt maßgeblich zur Weiterentwicklung der Organisation bei, indem er nach Fakten fragt und den Fokus auf Prozesse und erzielte Ergebnisse richtet.
• Aufgabenkritik – mit dem CAF wird die Grundlage geschaffen, um Effizienzspielräume im kommunalen Leistungsprogramm aufzudecken.
• Klarer Blick nach Innen und Außen – Notwendigkeit und Mehrwert von MitarbeiterInnen- und KundInnenbefragungen als entscheidende Informationsquelle zum Stand der Zufriedenheit von BürgerInnen und MitarbeiterInnen wird erkannt und zur Weiterentwicklung genutzt.
• Motivierte MitarbeiterInnen – Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikationskultur und Erkennen des eigenen Einfussbereiches und Innovationspotenzials steigert die Motivation der MitarbeiterInnen spürbar.

Anmerkungen:

¹   Das KDZ agiert hier als unabhängige und vom Bundeskanzleramt authorisierte Zertifizierungsstelle und organisiert für die antragstellende Gemeinde/Stadt den gesamten Zertifizierungsprozess, www.caf-zentrum.at.

²   Stand September 2015.