CAF steht für Common Assessment Framework und ist der Europäische Leitfaden für „Good-Governance“ und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors. CAF ist Qualitätsmanagement und setzt Verwaltungsreformen um.
Rund 4.000 öffentliche Verwaltungen – unterschiedlicher Gebietskörperschaftsebenen und Sektoren, von Städten und Gemeinden, Landes- und Bundesverwaltungen sowie öffentliche Unternehmen – in Europa nutzen bereits dieses Tool zur kontinuierlichen Organisationsentwicklung und Steuerung der Qualität ihrer Services. Der Schwerpunkt liegt auf einer Kulturveränderung in Richtung Verbesserung der Prozessqualität, der Kundenorientierung sowie Steigerung von Effizienz und Public-Value durch Denken in Ergebnissen und Wirkungen. CAF verbindet die Analyse von Organisationsstrukturen, Prozessen und erzielten Ergebnissen mit der gleichzeitigen Ausarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Der CAF-Prozess folgt dabei folgenden ineinandergreifenden Phasen, die die Lösungs- und Innovationskompetenz der Mitarbeiter*innen und damit die Veränderungsmotivation der gesamten Organisation fördern: Bewerten – Verbessern – Umsetzen.
CAF fördert die Verbesserung der Zusammenarbeit, schafft Einblicke in andere Bereiche, erzeugt gegenseitiges Verständnis und daraus Sinn für den Beitrag jedes Einzelnen für das Gesamtergebnis der Verwaltung.
Bewerten – Standortbestimmung gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeiter*innen
Herzstück des Common Assessment Framework ist ein Bewertungsraster mit zirka 200 Beispielen und Standards für gutes Management von öffentlichen Verwaltungen. Dabei werden Führung, Management und Organisationsstrukturen genauso wie ihre Ergebnisse für die Mitarbeiter*innen, die Bürger*innen und Kund*innen, die Gesellschaft sowie wichtige Leistungs- und Wirkungsergebnisse der Verwaltung analysiert und bewertet. CAF unterstützt damit öffentliche Verwaltungen in der qualifizierten Standortbestimmung und laufenden Organisationsentwicklung.
Führungskräfte und Mitarbeiter*innen der Verwaltung definieren zunächst selbst Stärken, Verbesserungspotenziale und Maßnahmen zur Weiterentwicklung. Hierbei unterstützt ein dafür speziell entwickeltes Online-Tool1, in dem jedes Teammitglied vollautomatisch durch den Bewertungsprozess geführt wird. Nach Abschluss der Bewertungsphase werden die Ergebnisse in anonymisierter Form an den externen CAF-Facilitator2 übermittelt. Auf dieser Grundlage werden die Ergebnisse zusammengefasst, geordnet und entsprechend aufbereitet. Das Ergebnis ist eine umfassende Standortbestimmung und Einschätzung zu Qualität und Effizienz der eigenen Verwaltung. Dies bildet die Grundlage für einen raschen Einstieg in die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen.
Verbessern – Identifizieren von Optimierungspotenzialen
Danach werden in einem 2-tägigen Konsensworkshop die Ergebnisse diskutiert, Optimierungspotenziale herausgearbeitet und klare Umsetzungsmaßnahmen definiert. Der Fokus wird auf umsetzbare und aus Sicht des Bewertungsteams wichtige Reformbaustellen“ gelenkt. Ergebnis der zwei Tage ist ein gemeinsamer Blick auf die Ausgangssituation (Wo sind wir gut? Wo sehen wir Verbesserungspotenziale? Wie können wir diese heben?) und den konkreten Weiterentwicklungsbedarf. Das wichtige gemeinsame Verständnis für den notwendigen Veränderungsbedarf und die dafür erforderlichen Maßnahmen sind geschaffen.
Mit dem Common Assessment Framework „in Führung gehen“. Auch das ist ein zentraler Bestandteil der CAF-Implementierung. Führungskräfte erhalten mit CAF schnelles und
prägnantes Feedback zu wichtigen Fragen und Ansatzpunkten der Verwaltungsentwicklung: „Was läuft gut, was weniger gut?“, „Welche Themen sorgen bei meinen Mitarbeiter*innen für Bewegung?“, „Wo müssen wir ansetzen, um wichtige Veränderungen in unserer Organisation auch tatsächlich realisieren zu können?“.
Umsetzen – Reformprojekte ins Ziel bringen
Ergebnis der CAF-Implementierung ist ein konkreter Maßnahmenplan für die Weiterentwicklung der Organisation in den nächsten 1 bis 2 Jahren. Entscheidend für den Umsetzungserfolg ist, dass die Mitarbeiter*innen die Vorschläge unter Begleitung externer CAF-Facilitator selbst ausarbeiten und damit „Ownership“ für ihr Projekt übernehmen können. Notwendige Ressourcen für die Umsetzung werden abgestimmt und ein laufendes Projektcontrolling aufgesetzt. Die Grundvoraussetzungen für den Umsetzungserfolg
werden damit geschaffen.
CAF unterstützt öffentliche Verwaltungen in der qualifizierten Standortbestimmung und laufenden Organisationsentwicklung.
CAF-Organisationen setzen um
Neben den Erfahrungen aus der Praxis3 lässt sich das auch durch Studien und Befragungen belegen:
- CAF-Organisationen agieren resilienter und robuster in Krisen. Zu diesem Befund kommt die Studie der OECD (2023) „More resilient public administrations after COVID-19”. CAF fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, wodurch die Veränderungs- und Innovationsfähigkeit öffentlicher Verwaltungen unterstützt wird.
- CAF-Organisationen realisieren Verbesserungen im Personalmanagement (z.B. Rekrutierung, Weiterbildung, HR-Controlling) sowie in den Bereichen der internen Kommunikation (69 Prozent), Personalentwicklung (63 Prozent), Teamentwicklung (61 Prozent), Kundenzufriedenheit (56 Prozent), der Strategieorientierung (53 Prozent) sowie der Performance von Verwaltungsleistungen und Mitarbeiter*innen (Prorok et al., 2019).
Mindestens genauso wichtig wie den „Reformturbo“ anzuwerfen ist es die Motivation der Mitarbeiter*innen sowie die laufenden Abstimmungsprozesse zwischen den Mitarbeiter*innen und den einzelnen Abteilungen zu unterstützen. CAF unterstützt maßgeblich die Verbesserung der Zusammenarbeit, schafft Einblicke in andere Bereiche,
erzeugt gegenseitiges Verständnis und daraus Sinn für den Beitrag jedes Einzelnen für das Gesamtergebnis der Verwaltung.
Die Anstrengungen in Richtung exzellente Verwaltung mit dem Common Assessment Framework werden auch belohnt und können mit dem europäischen CAF-Gütesiegel entsprechend ausgezeichnet werden. Insgesamt 244 öffentliche Verwaltungen in Europa – darunter 27 Organisationen in Österreich – tragen bereits diese auf europäischer und
internationaler Ebene anerkannte Zertifizierung für exzellente und innovative öffentliche Organisationen4.
Reformvorhaben, die mit CAF angestoßen werden, fokussieren nicht nur auf die „technische Ebene“, sondern leisten einen nachhaltigen Beitrag zur Verbesserung der internen Kommunikation und Teamentwicklung. CAF unterstützt damit einen nachhaltigen Veränderungsprozess unter aktiver Einbindung der Mitarbeiter*innen.
LITERATURVERZEICHNIS
OECD. (2023). More resilient public administrations after COVID-19. https://www.oecd.org/gov/more-resilient-public-administrations-after-co…. Zugegriffen: 26.10.2023.
Prorok, T., Parzer, P., Hochholdinger, N., Ladstätter, M. (2019). Impact of CAF on Human Ressource Management and People. KDZ. https://www.kdz.eu/en/knowledge/studies/surveyimpact-caf-human-resource-management. Zugegriffen: 26.10.2023.
1 Link zur Demoversion von CAF-Online unter www.caf-zentrum.at.
2 CAF-Facilitator sind in der CAFM-ethode ausgebildete Moderator*innen, die öffentliche Verwaltungen durch den gesamten CAF-Prozess professionell begleiten und unterstützen
können. Das KDZ bietet dazu spezielle Trainingsformate mit KDZ-Zertifikat an. Mehr Informationen finden Sie unter www.caf-zentrum.at.
3 vgl. Podcast Let’s Staat „Good Governance mit der CAF-Methode“ von Dr. Dorit Bosch gemeinsam mit Herrn Ludwig Beck, Geschäftsleiter der Stadt Starnberg.
4 Mehr zum CAF-Gütesiegel und den CAF zertifizierten Organisationen finden Sie unter www.caf-zentrum.at.
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