Kostendeckende Gebühren sind unerlässlich für einen ausgeglichenen Gemeindehaushalt. Oftmals werden Gebühren jährlich einfach indexiert, wobei nur eine jährliche Kalkulation echte Kostentransparenz leisten kann. Auch müssen Gebührenberechnungen und die Verwendung von Überschüssen im Beschwerdefall vor Gericht halten. Mit dem neuen Praxisplaner-Tool „Gebührenkalkulation“ wird den Gemeinden ein Hilfsmittel zur Verfügung gestellt, um ihre Gebühren zu kalkulieren und die mittelfristige Entwicklung vorausschauend zu steuern.
Warum sich mit Gebührenhaushalten beschäftigen?
Gebühren zählen zu den öffentlichen Abgaben, die von Gebietskörperschaften auf hoheitlicher Basis zur Deckung ihres Finanzbedarfs erhoben werden können. Anders als bei Steuern besteht bei Gebühren eine konkrete öffentlich-rechtliche Leistungsbeziehung zwischen Gemeinde und Nutzer*innen. Mit Leistungen wie Wasserversorgung, Abwasserbeseitigung und Abfallwirtschaft erbringen Gemeinden zentrale Aufgaben der Daseinsvorsorge und sichern damit einen hohen Lebensstandard.
Nur eine regelmäßige Kalkulation schafft echte Transparenz bei Gebühren.
In Österreichs Gemeinden (ohne Wien) machen die Gebühren 2024 bereits 2,5 Mrd. Euro aus, das entspricht 10,7 Prozent der laufenden Einzahlungen. Als Einnahmequelle – vor allem in Zeiten angespannter Finanzlagen – leisten die Gebühren einen wesentlichen Beitrag zu einem ausgeglichenen Haushalt. Zudem verfügen Gemeinden im Gebührenbereich im Vergleich zu anderen Einnahmen wie Ertragsanteilen oder Transfers über größere Gestaltungsspielräume.
Durch eine fundierte betriebswirtschaftliche Kalkulation können sich Gebührenbereiche selbst finanzieren, sodass allgemeine Steuermittel für andere Aufgaben wie Kinderbetreuung oder Grünraumpflege eingesetzt werden können.
Zulässige Gebührenhöhe und Kostenüberschüsse
Die Gebühren dürfen nach dem Finanzausgleichsgesetz das doppelte Jahreserfordernis für die Erhaltung und den Betrieb der Einrichtung oder Anlage sowie für die Verzinsung und Tilgung der Errichtungskosten unter Berücksichtigung einer die Art der Einrichtung oder Anlage entsprechenden Lebensdauer nicht übersteigen. Die Gebühren können also bis zu 200 Prozent der Kosten für die Bereitstellung der Leistung betragen.
Bei einer Kostendeckung von über 100 Prozent müssen Überschüsse in einem inneren Zusammenhang mit dem Gebührenhaushalt verwendet werden. Ein solcher Zusammenhang liegt insbesondere dann vor, wenn Mittel für Rücklagenbildung, Liquiditätserfordernisse oder zur Abdeckung von Folgekosten eingesetzt werden. Verfolgt die Gemeinde darüber hinaus lenkungspolitische Ziele – etwa einen sparsamen Umgang mit Ressourcen – kann auch die Gebührenhöhe bei entsprechender Tarifgestaltung zur Nachfragesteuerung beitragen.
Beispielsweise dürfen aus ökologischen Gründen (z.B. Eindämmung des Anstiegs des Wasserverbrauchs) erzielte Überschüsse des Gebührenhaushalts zumindest in einem zeitlich beschränkten Ausmaß auch für den allgemeinen Haushalt verwendet werden. Inwiefern die Gebührenüberschüsse in einem inneren Zusammenhang mit dem Gebührenhaushalt stehen – also inwieweit die angestrebte Wirkung eines geringeren Anstiegs des Wasserverbrauchs durch die Gebührenhöhe tatsächlich erreicht wird – ist über einen mehrjährigen Zeitraum von bis zu zehn Jahren zu beurteilen. Wird die angestrebte Wirkung tendenziell erreicht, gelten die Überschüsse als in sachlichem Zusammenhang mit dem Gebührenhaushalt verwendet, auch wenn sie in den allgemeinen Haushalt eingeflossen sind. Kostenrechnung als Kalkulationsgrundlage Der Verfassungsgerichtshof anerkennt in seiner Rechtsprechung, dass der Gebührenkalkulation ein betriebswirtschaftlicher Kostenbegriff zugrunde liegt. Maßgeblich sind daher Kosten auf Basis einer Kostenrechnung und nicht die kameralen Ausgaben. Seit dem Jahr 2020 dient nun der Ergebnishaushalt als Ausgangspunkt, um die periodengerechten Aufwendungen und Erträge in Kosten und Erlöse entsprechend überzuleiten. Ergänzt wird die Kalkulation durch kalkulatorische Kosten.
Das neue Tool ermöglicht eine nachvollziehbare Dokumentation der Gebührenberechnung.
Genau hier setzt das neue Praxisplaner-Tool an. Im Auftrag der Bank Austria hat das KDZ ein Excel-Tool entwickelt, das allen Gemeinden kostenlos zur Verfügung steht. Durch die Überleitung des Ergebnishaushalts und die Ergänzung um kalkulatorische Kosten können Gemeinden ihre jährliche Kalkulation durchführen und zugleich Folgekosten sowie lenkungspolitische Ziele dokumentieren.
Nutzung des Tools
Mit folgenden Schritten können Sie das Tool nutzen:
Login auf www.praxisplaner.at
Jede Gemeinde kann einen kostenlosen Zugang zur Plattform beantragen und dort die Excel-Datei herunterladen.
Haushaltsdaten von www.offenerhaushalt.at verwenden
Für die automatisierte Überleitung müssen Rechnungsabschluss- oder Voranschlagsdaten auf offenerhaushalt.at freigeschaltet sein. Die GHD-Datensätze können im Download-Bereich im Standardformat heruntergeladen und in das Tool kopiert werden.
Ansätze wählen und Korrekturen durchführen
Wählen Sie den zu berechnenden Ansatz aus. Nach der Überleitung von Aufwendungen und Erträgen können Anpassungen vorgenommen werden. Anschließend wird ein Betriebsabrechnungsbogen für das jeweilige Jahr inklusive mittelfristiger Prognose erstellt.
Kalkulatorische Kosten und Folgekosten berücksichtigen
Das Tool ermöglicht die Berechnung kalkulatorischer Kosten, etwa Verwaltungsgemeinkosten oder kalkulatorische Eigenkapitalzinsen. Verbleibende Überschüsse können durch Folgekosten im inneren Zusammenhang – beispielsweise aus Straßenbau oder Hochwasserschutz – berücksichtigt werden.
Zusammenfassung als Dokumentationsgrundlage
Eine finale Druckansicht fasst die Deckungsgrade zusammen und bietet eine Textfläche, um die lenkungspolitischen Ziele zu beschreiben.
Nutzen Sie das Praxisplaner-Tool, um die Finanzierung Ihrer Gebührenhaushalte nachhaltig abzusichern und die Verwendung allfälliger Überschüsse im inneren Zusammenhang nachvollziehbar zu dokumentieren.
Das KDZ steht Ihnen darüber hinaus für eine vertiefende mehrjährige Analyse mit einem Gebührencheck als Beratungsleistung zur Verfügung.
DAS EXCEL-TOOL ZUR GEBÜHRENKALKULATION KÖNNEN SIE UNTER www.praxisplaner.at DOWNLOADEN.
Im Webinar „Mehr Transparenz, bessere Planung: Gebührenkalkulation mit dem neuen Praxisplaner-Tool“ am Dienstag, 9. Juni 2026 von 10:00 – 11:30 Uhr zeigen Ihnen die KDZ-Expert*innen Dalilah Mitringer MSc, Senior Beraterin Public Management, sowie Jan Neumair MA, wissenschaftlicher Mitarbeiter Public Finance,
• welche Vorteile das Tool für Verwaltung und politische Entscheidungsträger*innen bietet,
• wie das Tool konkret angewendet werden kann,
• wie Sie es optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.
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