Mit dem neuen Informationsfreiheitsgesetz (IFG) haben Gemeinden in Österreich die Chance, Transparenz und Bürgernähe aktiv zu gestalten. Durch gute Vorbereitung und klare Strukturen lässt sich die Umsetzung erfolgreich meistern. Gemeinden, die frühzeitig Prozesse etablieren, können nicht nur Anfragen zügig bearbeiten, sondern auch das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung stärken. Besonders in der Anfangsphase ist mit einer erhöhten Anzahl an Anfragen zu rechnen, doch mit der richtigen Strategie lassen sich diese Herausforderungen souverän bewältigen.
Workflows vorab definieren
Ein zentraler Baustein für eine erfolgreiche Umsetzung des IFG ist die Etablierung klar definierten Prozesse. Insbesondere das Bürgerservice spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Es muss sicherstellen, dass Anfragen rasch an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden, damit die gesetzlich vorgegebenen Fristen eingehalten werden können.
Daher sollte im Gemeindeamt eine zentrale Anlaufstelle definiert werden, an die sich Antragstellende mit ihren Anliegen wenden können. Diese Stelle übernimmt die Koordination der Anfragen und stellt sicher, dass sie effizient bearbeitet werden. Zudem ist erforderlich, standardisierte Abläufe für die Bearbeitung der Anfragen festzulegen. Dazu gehören sowohl die Erfassung und Weiterleitung der Anfragen als auch deren Beantwortung. Klare Zuständigkeiten und strukturierte
Prozesse tragen dazu bei, die Anfragen fristgerecht zu bearbeiten.
Klare Zuständigkeiten und strukturierte Prozesse tragen dazu bei, Anfragen fristgerecht zu bearbeiten.
Digitale Infrastruktur anpassen
Eine wichtige Rolle bei der Umsetzung des IFG spielt die digitale Infrastruktur. Die Gemeindewebsite muss so gestaltet sein, dass Informationen leicht auffindbar sind, um Anfragen präventiv zu reduzieren. Gemeinden mit mehr als 5.000 Einwohnenden sind zudem verpflichtet, relevante Informationen aktiv bereitzustellen. Welche Dokumentarten und Datensätze davon betroffen sind, kann bereits im Vorfeld definiert werden. Auch eine Auseinandersetzung mit Plattformen wie data.gv.at oder offenerhaushalt.at zählt zu den Vorbereitungen.
Um eine solche Auseinandersetzung zu gewährleisten, sollte eine spezielle Transparenzseite auf der Gemeindewebsite eingerichtet werden, auf der alle relevanten Informationen oder Verlinkungen gebündelt veröffentlicht werden. Eine optimierte Suchfunktion hilft Bürgerinnen und Bürgern dabei, schnell auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die bereitgestellten Informationen barrierefrei zugänglich sind. Dies bedeutet, dass sie leicht verständlich formuliert und auch für Menschen mit Beeinträchtigungen gut nutzbar sein sollten.
Datenschutz und sensible Daten
Da bei der Beantwortung von Anfragen personenbezogene oder vertrauliche Informationen betroffen sein können, müssen Gemeinden klare Richtlinien für den Datenschutz und die Schwärzung sensibler Daten entwickeln.
Ein wichtiger Schritt ist die Erarbeitung eines Leitfadens, der festlegt, welche Informationen geschützt werden müssen und wie diese vor der Veröffentlichung anonymisiert oder geschwärzt werden können. Dabei sollten Gemeinden auf technische – teils KI-gestützte – Werkzeuge zurückgreifen, die eine professionelle Schwärzung von Dokumenten ermöglichen. Zudem ist es essenziell, dass alle Mitarbeitenden für den Datenschutz sensibilisiert werden. Schulungen und klare Richtlinien helfen dabei, Datenschutzverstöße zu vermeiden und eine sichere Verarbeitung sensibler Informationen zu gewährleisten.
Kulturwandel meistern
Das neue Informationsfreiheitsgesetz bringt eine Kultur der Transparenz in die österreichischen Gemeinden. Eine durchdachte Strategie, effiziente Prozesse und eine angepasste digitale Infrastruktur sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung. Indem Gemeinden vorausschauend handeln, können sie die steigenden Anforderungen bewältigen und gleichzeitig das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die öffentliche Verwaltung stärken.
Podcast - Das Informationsfreiheitsgesetz und seine Auswirkungen auf die Gemeinden
