Die öffentliche Verwaltung steht unter Druck: Demografischer Wandel, Fachkräftemangel, eine wachsende Aufgabenvielfalt und steigende Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger erfordern kontinuierlich neue Lösungsansätze. Gleichzeitig bleiben rechtsstaatliche Sorgfalt, Transparenz und Effizienz unverzichtbare Grundpfeiler. Wie kann die Verwaltung diesen Spagat schaffen?
Künstliche Intelligenz (KI) bietet einen vielversprechenden Ansatz, um diesen Herausforderungen wirksam zu begegnen. Sie kann nicht nur Prozesse automatisieren, sondern auch Entscheidungsunterstützung leisten, Routineaufgaben reduzieren und Datenmengen analysierbar machen, die für Menschen kaum noch zu überblicken sind.
Auch für Gemeinden und Städte mit begrenzten Mitteln, ohne eigene Rechenzentren und Fachabteilungen, bieten sich bereits Einstiegsmöglichkeiten. So können standardisierte Chatbots oder digitale Assistenten zur Unterstützung des Bürgerservices genutzt werden – etwa bei häufig gestellten Fragen zu Müllabfuhr, Formularen oder Öffnungszeiten. Mit Open-Source-Lösungen oder durch Kooperation mit kommunalen IT-Dienstleistern lassen sich zudem Dokumentenklassifizierung,
Terminmanagement oder einfache automatisierte Prozesse (z. B. Antragsannahme) kostengünstig umsetzen.
Sie haben noch wenig Erfahrung mit Künstlicher Intelligenz? Das sollte Sie keineswegs davon abhalten, diese Technologie zu nutzen.
Doch so groß die Chancen auch sind, der Einsatz von KI birgt auch Risiken. Falsche Ergebnisse („Halluzinationen“), fehlende Nachvollziehbarkeit (KI als „Black Box“), mögliche Voreingenommenheit bei Ergebnissen („Bias“) und mangelnde rechtliche Kontrolle stellen hohe Anforderungen an Governance, Ethik und Datenschutz.
Deshalb gilt: Der Einsatz von KI in der Verwaltung darf kein Selbstzweck sein. Er muss an klaren Zielen, gesetzlichen Vorgaben und ethischen Prinzipien ausgerichtet werden. Nur durch eine kluge Kombination aus technischer Innovation, rechtlichem Rahmen und organisatorischer Verantwortung kann KI zur Stärkung der öffentlichen Verwaltung beitragen.
Wie kann ich ohne große Kosten einsteigen?
Sie haben noch nicht so viel Erfahrung mit KI? Das sollte Sie keineswegs davon abhalten, KI zu nutzen. Zum Beispiel könnten Sie sich in einem ersten Schritt um wenig Geld ein Konto bei ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot oder einer der anderen aktuellen Chatbots, die auf generativer KI beruhen, zulegen und mit dem Experimentieren beginnen.
Die vorherigen Absätze hat beispielsweise ChatGPT beigetragen, als Antwort auf die Fragestellung („Prompt“): „Bitte verfasse einen kurzen Beitrag für eine professionelle Fachzeitschrift für Verwaltungsangehörige und Verwaltungswissenschaftler*innen. Das Thema ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung. Der Titel ist: ,KI in der öffentlichen Verwaltung: Ist das nicht viel zu riskant?‘ Der Artikel umfasst 2.500 Zeichen inklusive Leerzeichen. Zuerst sollen die Herausforderungen der Verwaltung angesprochen werden, dann soll eine Betrachtung der Künstlichen Intelligenz als Möglichkeit zu deren Bewältigung folgen. Als Nächstes sollen einige Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz dargestellt werden. Abschließend sollen kurz die Risiken von Künstlicher Intelligenz, insbesondere von generativer KI angesprochen werden.“
Ein zentraler Punkt beim Einsatz generativer KI ist: absolut niemals die Produkte einer KI ohne genaue Prüfung verwenden. Daher wurden auch hier in diesem Text in jedem Absatz mehrere Änderungen vorgenommen, wie Präzisierungen und Ergänzungen sowie das Streichen von Begriffen. Ein weiteres Thema: niemals personenbezogene Daten in eine generative KI hochladen, die nicht im eigenen Rechenzentrum betrieben wird – selbst, wenn die Anbieter der Chatbots versichern, dass diese Daten nicht für Trainingszwecke verwendet werden!
Wo erfahre ich mehr?
Wenn Sie sich mit dem Thema KI in der Verwaltung etwas näher auseinandersetzen wollen, finden Sie reichlich Möglichkeiten im Anfang 2025 neu überarbeiteten „Leitfaden Digitale Verwaltung: KI, Ethik und Recht“. Dieser kann gratis heruntergeladen werden und wurde von der Sektion öffentlicher Dienst im BMKÖS (seit März 2025 im BKA) beauftragt und vom AIT AI Ethics Lab des AIT Austrian Institute of Technology gemeinsam mit dem Research Institute – Digital Human Rights Center erstellt.
Im Leitfaden werden technische Grundlagen von KI diskutiert und der Einsatz von KI in der Verwaltung mit Pro- und Kontra-Argumenten abgewogen. Nicht zu
kurz kommen der rechtliche Rahmen, insbesondere der im August 2024 in Kraft getretene europäische AI Act, sowie ethische Prinzipien und Leitlinien, die das Handeln der öffentlichen Verwaltung leiten sollen.
Der Leitfaden bietet zahlreiche Beispiele, Überblicksgrafiken und anschauliche Boxen zu unterschiedlichen Themen von Prompts bis zu „KI-Literacy“, also der Fähigkeit, mit KI verantwortungsvoll umzugehen. Im Leitfaden finden sich auch ein Entscheidungsbaum zur Verwendung von KI, der Kriterien- und Maßnahmenkatalog für ethische KI in der Verwaltung (EKIV) und eine Checkliste für ethische KI in der Verwaltung.
Es gibt also keinen Grund, vor dem Einsatz von KI Angst zu haben. Ähnlich wie bei anderen Technologien macht es allerdings Sinn, KI einmal für sich selbst zu erproben und sich etwas mit dem Thema auseinanderzusetzen. Der Leitfaden Digitale Verwaltung und diverse Fortbildungsveranstaltungen könnten ein weiterer Schritt sein. Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt!
