Europäische Governance und Städtepolitik | Blog

CAF-Kommunal: Der Reformturbo für Städte und Gemeinden!

Der CAF ist ein Leitfaden zur Weiterentwicklung europäischer öffentlicher Verwaltungen, der die Leistungsfähigkeit der eigenen Organisation und die Qualität für die vielfältigen Interessengruppen öffentlicher Organisationen in den Mittelpunkt stellt. Das KDZ hat das seit dem Jahr 2000 bestehende Qualitätsmanagementsystem Common Assessment Framework (CAF) zu einem „Change-Framework“ speziell für Städte und Gemeinden weiterentwickelt.

CAF-Kommunal ist ein Qualitätsmanagementsystem, mit dem ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess gestartet und die nachhaltige Weiterentwicklung von Gemeinden unterstützt wird. Hinter dem CAF-Kommunal steht ein Bewertungsraster mit rund 200 konkreten Beispielen und Standards für gutes Management in Gemeindeverwaltungen. Dabei werden Führung, Management und Struktur der Gemeinde genauso wie ihre Ergebnisse für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Bürgerinnen und Bürger, die Gesellschaft sowie wichtige Leistungs- und Wirkungsergebnisse der Gemeinde analysiert und bewertet. CAF-Kommunal unterstützt Gemeinden somit bei der qualifizierten Standortbestimmung, der kritischen Reflexion darüber, wo die Verwaltung gut aufgestellt ist bzw. wo Weiterentwicklungspotenziale bestehen und dabei Reformprozesse anzustoßen und umzusetzen.

Mit CAF-Kommunal Veränderungen auf den Weg bringen

Gemeinsam mit der Kommunalakademie Niederösterreich, vier niederösterreichischen Pilotgemeinden und in vielen weiteren CAF-Projekten, die das KDZ in Gemeinden unterschiedlicher Größenordnung begleiten durfte, wurde die CAF-Kommunal-Methode praktisch erprobt und weiterentwickelt.1 Dass CAF in den Gemeinden wirkt, bestätigen die Ergebnisse: Mit der CAF-Umsetzung konnten je Gemeinde zwischen dreißig und sechzig konkrete kurz- und mittelfristige Maßnahmen definiert werden, welche die Effizienz und Qualität der Gemeindearbeit weiter verbessern und nachhaltig stärken. Durch die gemeinsame Erarbeitung der Aktionspläne und die klare Festlegung der Umsetzungsschritte inkl. Zeitplan sowie Verantwortlichkeiten mit den Führungskräften und Mitarbeiter innen und Mitarbeitern, welche die Maßnahmen dann auch umsetzen, konnten rasche Ergebnisse mit hoher Umsetzungskraft erzielt werden (Auszug):

Strategiearbeit

Entwickeln von Gemeinde- und Verwaltungsleitbildern, Verbesserung der Arbeitsplanung zwischen Politik und Verwaltung, Zielsysteme, Weiterentwicklung von Partnerschaften
und Kooperationen etc.

Organisationsgestaltung

Schärfen der sachlichen Zuständigkeiten und Aufgabenzuteilung, Evaluierung und Neustrukturierung zentraler Aufgabenbereiche, Wissensmanagement, Anpassen von Öffnungszeiten und Kundenserviceangeboten, Organisationshandbuch etc.

Controlling

Weiterentwickeln des Budgetcontrollings, Entwicklung von Management Cockpits, Kalkulation von Verwaltungsservices etc.

Personalentwicklung

Führungskräfteentwicklung, Einführung des strukturierten Mitarbeitergespräches, Aktualisierung der Stellenbeschreibungen, Optimierung der Rekrutierungsprozesse, Employer-Branding-Maßnahmen, Aufbau einer Feedbackkultur etc.

Prozessoptimierung

Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Optimierung zentraler Verwaltungsabläufe und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen etc.

Servicequalität

Durchführen von Kundenbefragungen und Zufriedenheitsmessungen, mobiles Bürgerservice, Einsatz digitaler Lösungen und Informationsangebote etc.

CAF-Kommunal folgt dabei im Prinzip vier Schritten, die in der nebenstehenden Grafik dargestellt sind:
1. Anpassung des CAF-Bewertungsbogens,
2. CAF-Training und Bewertungsphase,
3. CAF-Konsensworkshop,
4. CAF-Aktionsplan;

CAF-Kommunal richtig einsetzen

Die Entscheidung für den Einsatz von CAF-Kommunal erfordert zu Beginn einen Check, inwieweit dieser Projektansatz die Zielsetzungen der Gemeinde unterstützen kann und auch zur Organisationskultur selbst passt. In der Gemeinde sollte eine grundsätzlich offene Gesprächskultur zum Selbstverständnis gehören sowie auch die grundsätzliche Bereitschaft der Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorhanden sein, einen kritischen Blick auf die eigenen Organisationsstrukturen, Abläufe usw. zu richten. Auch CAF-Kommunal nur in Teilbereichen Gemeindeverwaltung mit geringem Anpassungsaufwand zum Einsatz kommen (z. B. Wirtschaftshof, einzelne Abteilungen und Dienststellen usw.).

Ich sehe den CAF auch als Führungsinstrument. Die Stärken und Potenziale in allen Bereichen (z. B. Bürger-/Kundenorientierung, Führungsqualität, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, soziale Verantwortung, Partnerschaften) werden einem vor Augen geführt und der Handlungsbedarf festgelegt. Auch der Bereich Politik und Verwaltung steht immer wieder im Fokus und birgt viele
Unklarheiten und keine klaren Vorgaben. Auch da kann der CAF Abhilfe schaffen!

Bürgermeisterin Marion Török (Marktgemeinde Zwentendorf)

CAF-Kommunal ist einfach und folgt der Grundprämisse, dass die Expertinnen und Experten für Veränderungen in der eigenen Verwaltung sitzen. Sie wissen, wo der Schuh drückt und welche Verbesserungsmaßnahmen notwendig sind. Diese Gruppe an Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird eingeladen, die eigene Organisation zu bewerten und zu verändern. So entstehen Innovationsprozesse mit praktischen Lösungen, die Gemeinden messbar und kontinuierlich weiterbringen.

Durchschnittlich dauert ein CAF-Prozess vier bis sechs Monate. Am Ende liegt ein konkreter Aktionsplan zur Weiterentwicklung der eigenen Organisation für die nächsten zwei Jahre auf dem Tisch. CAF eignet sich insbesondere für jene Gemeinden, die einen Überblick zum Status quo ihrer Organisation bekommen möchten und diesen gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbessern und weiterentwickeln wollen. Zudem unterstützt CAF das Verständnis für die Gesamtorganisation und fördert die Zusammenarbeit im
Team, wodurch Motivation und gemeinsames Tun maßgeblich gestärkt werden.

CAF-Gütesiegel – die Auszeichnung für exzellente Verwaltungsorganisationen

Um die Anstrengungen und Erfolge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mit CAF zu würdigen, besteht die Möglichkeit, eine auf internationaler und europäischer Ebene anerkannte Auszeichnung in Form des CAF-Gütesiegels zu erlangen. Mit dem CAF-Gütesiegel wird die hohe Qualität der Organisation einer breiten Öffentlichkeit sichtbar gemacht. Es ist eine Auszeichnung für Organisationen des öffentlichen Sektors, die exzellente Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger erbringen und nachhaltige Verwaltungsentwicklung betreiben.

Das CAF-Gütesiegel wird vom Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport in Kooperation mit dem CAF-Zentrum nach europaweit gültigen Standards vergeben.
Treten Sie mit uns in Kontakt und nutzen Sie dieses Tool, um den Reformturbo zu starten und den nächsten Schritt zu einer exzellenten Verwaltungsorganisation zu setzen.