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„Ruf doch einfach den Bauhof an!“

Die KDZ-Steuerungslogik - Bauhof
Die KDZ-Steuerungslogik - Bauhof

„Einfach anrufen, dann kommen Zwei im „orangenen Gwandl vom Bauhof, die tauschen die Glühbirnen, oder mähen schnell den Rasen.“ So oder so ähnlich steht es oft um die Wahrnehmung von Bürger*innen, Verwaltungsmitarbeiter*innen wie auch Politiker*innen, wenn es um den Stellenwert von Bauhöfen[1] in Österreich geht.

Diese antiquierten Sichtweisen halten sich leider hartnäckig – ignorierend, dass Bau- und Wirtschaftshöfe sich in den vergangenen zwei Jahrzehnten zu modernen Betrieben entwickelt haben bzw. sich dorthin entwickeln müssen.

Mit diesem Beitrag wollen wir die antiquierte Wahrnehmung von Bau- und Wirtschaftshöfen dem Faktencheck anhand von 3 typischen Vorurteilen unterziehen.

  • Vorurteil 1 – „Die warten nur auf die Arbeit.“
  • Vorurteil 2 – „Einfach dort anrufen…“
  • Vorurteil 3 – „Schick einfach einen deiner Leute, egal wen."

1 – „Die warten ja nur auf Arbeit.“ versus standardbasierte Steuerung der Eigenleistungen durch Daueraufträge

Nach mittlerweile kumulierter knapp 30-jähriger Tätigkeit der Autoren für Österreichs Städte und Gemeinden sei uns die Bemerkung erlaubt – „Wir haben noch keinen Bauhof gesehen, wo dies tatsächlich der Fall war“.

Vielmehr weist das Arbeitsprogramm von Bau- und Wirtschaftshöfen ein breites Potpourri an unterschiedlichen Aufgaben auf, die mehr und mehr immer detaillierter geplant werden müssen. Solche Eigenaufgaben (Daueraufträge) sind regelmäßig wiederkehrende Agenden, die ein Bauhof in Eigenregie erledigen muss. Hierfür braucht es keinen gesonderten Auftrag (manchmal gibt es einen politischen Beschluss zu einem festgelegten Leistungsstandard), aber grundsätzlich wird der Bauhof im Rahmen des Aufgabenfelds selbstständig tätig. Typische Beispiele sind die Grünflächenbetreuung oder aber die Straßenreinigung, wie auch die Kanalbetreuung etc.

Neben wachsenden Städten und Gemeinden und dadurch mitwachsenden Infrastrukturen (Straßen, Kanal, Grünflächen) wachsen auch die inhaltlichen Anforderungen innerhalb der Leistungsfelder. Normative Vorgaben wie ÖNORMEN und gesetzliche Grundlagen bedingen oftmals höherer Betreuungsintensitäten oder Arbeiten, die vor zehn Jahren noch nicht erforderlich waren.

Kurzum: Bau- und Wirtschaftshöfe haben heute mehr Aufgabenfelder als in der Vergangenheit und innerhalb dieser ist die Leistungsausführung in der Regel mit höheren Anforderungen verbunden. Als Konsequenz daraus müssen sie zunehmend ihre Arbeiten minutiös planen und organisieren – Leerläufe und Leerstände sind immer weniger leistbar.

2 – „Einfach dort anrufen…“ versus Auftragswesen und Einzelaufträge

Einfach beim Bauhof anzurufen und kurzfristig einen Auftrag mündlich auszusprechen, lässt sich gerade in größeren Organisationen heute kaum mehr wirtschaftlich argumentieren.

Natürlich muss eine gewisse Flexibilität erhalten bleiben, doch ob der immer knapperen Ressourcenkorsette in Bau-/Wirtschaftshöfen werden die Daueraufträge immer besser geplant und eingetaktet. Die verbleibenden Ressourcen können in Form von Einzelaufträgen abgewickelt werden, wobei diese nur mehr rund 20 Prozent der Bauhoftätigkeit ausmachen sollten.

Auch muss ein systematisches Auftragswesen sicherstellen, dass – abseits von „Gefahr in Verzug“ – Einzelaufträge planbar und zeitlich nicht zu knapp zum gewünschten Ausführungsdatum in den Bauhof gelangen, damit dieser seine Arbeiten planen und organisieren kann.

Denn kurzfristige Aufträge führen zu Ineffizienz: Wenn ein Arbeitstrupp 2x täglich kurzfristig zu gänzlich anderen Tätigkeiten „abkommandiert“ wird, erhöhen sich Rüstzeiten und oft bleibt auch die ursprüngliche Baustelle liegen – was wiederum Auswirkung auf die Arbeitsplanung der Folgetage hat.

Gut sortierte Bauhöfe führen daher ein logisch in sich geschlossenes System an Dauer- und Einzelaufträgen, die ihrerseits direkt in die Arbeitsplanung einfließen. Die Arbeitsplanung umfasst einen Wochen- und Monatsarbeitsplan. Die Einzelaufträge werden gem. einem festgelegten Auftragswesen an den Bauhof herangetragen, wobei dieser auch die Kompetenz hat, Aufträge abzulehnen.

Ziel muss sein, dass ein Bauhof strukturiert die eigene Arbeit (Daueraufträge) planen und abwickeln kann und gleichzeitig Einzelaufträge geordnet und planbar anhand eines definierten Prozederes an diesen herangetragen werden. Diese können dann in den Wochenplan eingetaktet werden. Kurzfristiges Anrufen mit falschen Dringlichkeiten zerstört förmlich die Planungsbestrebungen der Bauhöfe.

3 – „Schick einfach einen deiner Leute, egal wen.“ versus „Mein Friseur repariert auch nicht mein Auto.“

Auch hier gilt es mit einem klaren „Nein“ zu antworten!

Moderne und zeitgemäße Betriebsführung bedeutet, die Funktion und Profession zu schaffen, die es zur Erledigung der übertragenen Aufgaben benötigt. Wie in jeder anderen Organisation überlegen sich Führungskräfte, welche Kompetenzen für welche Aufgaben im Bauhof erforderlich sind und werben entsprechende Professionist*innen an. Diese Aufgaben sind sinnvollerweise in Stellenprofilen festgehalten und zudem wird regelmäßig auch das Verhältnis zwischen angelernten Kräften und Professionist*innen nach bewussten Überlegungen ausgerichtet.

Es gilt gemäß den noch immer gültigen Verwaltungsprinzipien der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit die Kräfte entsprechend einzusetzen. Dies wird mitunter dadurch gewährleistet, dass die Kräfte entsprechend ihrer Rollen verwendet werden.

4. Blick aufs Ganze – Bauhofsteuerung, nach KDZ Verständnis

Anhand der drei genannten Vorurteile konnte illustriert werden, dass moderne Bauhof-/Wirtschaftshofbetriebsführung dem Management einer Organisation entspricht, die viele Schnittstellen nach innen und viele Kontaktpunkte zu den Bürger*innen aufweist.

Gleich hoch sind die Ansprüche gegenüber den Bau- und Wirtschaftshöfen, die in ihrer Größe oftmals jenen einem typischen österreichischen Klein- und Mittelunternehmen entsprechen. Und genau hier, bei Organisationsgrößen von 10-40 Mitarbeiter*innen braucht es auch eine klare Steuerungsarchitektur. Aus unserer Sicht sollte diese folgende Mindestausstattung aufweisen.

Die KDZ-Steuerungslogik - Bauhof
Die KDZ-Steuerungslogik - Bauhof

Zum Ersten gilt es ein fundiertes Grundgerüst für die Arbeitsplanung zu schaffen. Dies umfasst zwei Aspekte

  1. Ein klares Auftragswesen, welches im Alltag auch „gelebt“ wird. Dieses regelt, nach welchen Modalitäten Beauftragungen des Bauhofs erfolgen, in welchen zeitlichen Abständen diese zu erledigen sind und wer den Bauhof beauftragen darf.
  2. Eine klare Regelung über die Daueraufträge des Bauhofs und welcher Standard je nach Leistungsfeld in der Gemeinde gelten soll. Wir entwickeln im Rahmen unserer Projekte hierzu in der Regel sogenannte Arbeitshandbücher, die klar die Tätigkeit, die Zyklizität und den damit korrespondierenden Aufwand je Leistung benennen. Dies lässt sich bis zu einer qualifizierten Ressourcenplanung weiterentwickeln. Es hilft auch Bauhöfen dabei, zusätzliche Ressourcenbedarfe zu argumentieren, wenn bspw. mehr Straßenkilometer oder mehr m2-Grünfläche zu betreuen sind.

Neben dem Grundgerüst braucht es klare Verantwortlichkeiten mit Zuständigkeiten, verknüpft mit klaren Kompetenzen, wer was darf, soll und muss. Dies wird in Stellenbeschreibungen festgehalten. Da diese auch das am feinsten granulierte Element der Organisationsarbeit darstellen, sind sie auch unmittelbar mit der Organisationsstruktur (Organigramm) des Bauhofs verknüpft.

Neben den Anforderungen moderner Betriebsführung von Bau- und Wirtschaftshöfen, müssen auch die Kompetenzen der Mitarbeiter*innen entsprechend “mitwachsen” und weiterentwickelt werden. Weiterbildung kann ein wichtiger Motivationsfaktor sein, insbesondere dann, wenn dadurch neue Kompetenzen entwickelt und dann auch im eigenen Betrieb umgesetzt werden können. Mit dem KDZ-Lehrgang Straßenerhaltung haben wir aktuell gemeinsam mit der Stadt Villach ein spezialisiertes Weiterbildungsprogramm für Mitarbeiter*innen im Straßendienst entwickelt. In 4 Modulen und 8 Tagen erhalten die Teilnehmer*innen geballtes Wissen aus erster Hand aus den Bereichen Management & Führung, Rechtliche Grundlagen und Haftung, Arbeitssicherheit, Winterdienst, Baustellenabsicherung und technische Straßeninstandhaltung - kompakt, vielseitig und praxisnah.

 

Weitere Information, zu dem am 26. April startenden Lehrgang, finden Sie hier.

Wenn Sie mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind, oder eines der drei Vorurteile mit „leider kommt das bei uns auch vor“ beantworten müssen, stehen wir Ihnen gerne für Anfragen und/oder auch Unterstützung zur illustrierten Steuerungslogik oder auch einzelnen der Tools gerne zur Verfügung.

 

[1] Die Begriffe Bauhof und Wirtschaftshof werden hier synonym verwendet.

Peter Biwald
Mag. Peter Biwald - Geschäftsführer
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