Teaser 10 Jahre Wissensmanagement
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10 Jahre Wissensmanagement im öffentlichen Sektor

10 Jahre Wissensmanagement
10 Jahre Wissensmanagement
Kategorisierung des Wissensmanagements im Überblick
Kategorisierung des Wissensmanagements im Überblick

Vor zehn Jahren begann die Auseinandersetzung mit dem Thema Wissensmanagement im öffentlichen Sektor. Ausgehend von einer ersten Erhebung durch das KDZ in den Bundesministerien gibt der Beitrag einen Überblick über die Entwicklung.

Wissensmanagement hat im öffentlichen Dienst natürlich nicht erst vor 10 Jahren begonnen. Beispielsweise haben Makolm/Wimmer schon 2005 festgestellt, dass Wissensmanagement zunehmend (wieder) ins Blickfeld der mit Verwaltungsreform und E-Government befassten Personen und Organisationen rückt [1] Vielfach sind Konzepte des Wissensmanagments auch schon lange verwirklicht, manche Wissensmanagement-Tools kommen sogar explizit aus dem öffentlichen Sektor, etwa das Expert-Debriefing. Was allerdings vor zehn Jahren gefehlt hat, war ein Überblick über den Stand von Wissensmanagement in der Bundeverwaltung.

Ich würde auch argumentieren, dass Ministerien (bzw. die öffentliche Verwaltung generell) per se "Wissensarbeit" leisten. Letztlich ist ein wesentlicher Teil der Aufgaben der Verwaltung, Wissen für politische Entscheidungen aufzubereiten. Das bedeutet allerdings noch nicht automatisch, dass auf die Ressource Wissen bestmöglich geachtet wird.

Der erste Überblick: KDZ-Studie (2010)

Im Zuge einer bereits langjährigen Zusammenarbeit zwischen dem KDZ - Zentrum für Verwaltungsforschung und der Sektion für den öffentlichen Dienst (damals im BKA) wurde vereinbart, dass das KDZ eine erste Erhebung über den Stand von Wissensmanagement in den Ministerien durchführen soll.

Es wurden ausgehend vom Vorkommen des Begriffs in der Aufbauorganisation der damals 13 Ministerien in Österreich Interviews zu Wissensmanagement geführt. Insgesamt waren in 9 von 13 Ministerien (knapp 70 Prozent) Organisationseinheiten mit der Aufgabe „Wissensmanagement“ betraut. Umfassende Wissensmanagement-Ansätze waren nur in zwei Ministerien (BMF und BMLVS) zu finden. In sieben weiteren Ministerien wurde Wissensmanagement unter bestimmten einzelnen Aspekten bzw. mit einem bestimmten Fokus gesehen. Häufig war Wissensmanagement im Bereich Personalwesen/Personalentwicklung oder Forschung angesiedelt:

Kategorisierung des Wissensmanagement im Überblick

Einige der damaligen Empfehlungen der Studie [2] wurden im Laufe der nächsten Jahre auch umgesetzt:

  • Bemühung um eine Bundesstrategie für Ministerien, da Personalabbau und demografische Entwicklungen immer höhere Anforderungen an die einzelnen Mitarbeiter/innen und deren Wissen stellen und die Potenziale des Wissensmanagements noch nicht genutzt werden.
  • Die Einrichtung einer Koordinationsfunktion erscheint notwendig, um den Ministerien Handlungsanleitungen und Empfehlungen zu geben (Strategien, Standards, Definitionen, Ziele, Aufgaben). Das BKA könnte eine Arbeitsgruppe Wissensmanagement im Bund einrichten und diese Koordinationsfunktion übernehmen.
  • Dabei sollte auch Klarheit über Aufgaben von Wissensmanager/innen geschaffen werden. Neben dem CIO des Bundes könnte auch ein CKO (Chief Knowledge Officer) geschaffen werden, dem ähnlich wie dem CIO in Fragen des E-Government bei der Koordination von Wissensmanagementagenden eine zentrale Rolle zukommt.
  • Personalmanagement kann als Ausgangspunkt für die Einbindung von Wissensmanagement dienen. Es ist aber stets die Querschnittsfunktion von Wissensmanagement zu berücksichtigen.
  • Analyse des Standes von Wissensmanagement in nachgelagerten/ausgegliederten Dienststellen: Im Zusammenhang mit der Frage der Ausgliederung sind immer auch Aspekte der Steuerungsmöglichkeiten und des Wissensverlustes relevant. Es gibt Hinweise darauf, dass Wissensbilanzen bei ausgegliederten Einrichtungen hier steuernd eingreifen können. In einer Analyse könnte zunächst nach dem Stand des Wissensmanagements in den jeweils nachgelagerten/ausgegliederten Stellen selbst und die Grundlagen des wissensbasierten Beteiligungsmanagements betrachtet werden.

Von der Community of Practice zur Bundesstrategie (2011-2012)

In den darauf folgenden Jahren sind einige wichtige Schritte passiert:

  • Der Rechnungshof hat 2011 erstmal einen Prüfbericht zu Wissensmanagement erstellt, es wurde das WM in BMI und BMLVS geprüft.
  • Das KDZ hat in Zusammenarbeit mit KMA (Knowledge Management Austria) eine erste Community of Practice initiiert. In etwa vier Treffen wurden damals erste Erfahrungen ausgetauscht und aktuelle Themen diskutiert. Erstes Ergebnis dieser Community war das Positionspapier Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung.
  • Das BKA hat seine Koordinationsfunktion wahrgenommen und Arbeitstreffen auf Bundesebene organisiert, wodurch letztlich die Bundesstrategie Wissensmanagement im Jahr 2012 entstanden ist, mit der sich die österreichische Bundesverwaltung zu einer aktiven Auseinandersetzung mit dem Thema bekennt.
  • Weiterbildungsanbieter wie das KDZ und Verwaltungsakademien (z. B. VAB, Land Tirol, Land Vorarlberg) haben Seminare zu Wissensmanagement in ihr Programm aufgenommen.

Wissensmanagement in Städten (ca. ab 2013)

Einige Städte verfügen auch bereits über Wissensmanagement-Erfahrungen:

  • In Wien wurde mit dem Projekt "Wien mags Wissen" eine Systematik eines Wissensmanagement-Selbstchecks erstellt, der es Abteilungen der Stadtverwaltung ermöglicht, den eigenen Status zu Wissensmanagement einzuschätzen und auch aus einer Toolbox passende Maßnahmen empfohlen zu bekommen. Die Stadt wurde 2015 auch mit dem "Most Admired Knowledge Cities Award 2015" vom World Capital Institute ausgezeichnet.
  • In der Stadt Salzburg erfolgte der Startschuss zur Entwicklung einer "Wissensstadt Salzburg"
  • In der Stadt Linz wurde im Zuge des "Teleservice-Centers" eine Wissensdatebank eingerichtet, die im Laufe der Jahre auch immer weiter für andere Dienststellen geöffnet wurde.

Vom Leitfaden zur Website (ab 2017)

Auftakt zu mehr Wissensmanagement (ab 2020)

Mit Wissensmanagement.gv.at liegt nun eine Website vor, die ausgehend von den Inhalten des Leitfadens und der Toolbox einlädt, Praxisbeispiele zu Wissensmanagement auf dem öffentlichen Sektor zu dokumentieren und sich mit Expertinnen und Experten zu vernetzen.

Machen Sie mit und gestalten Sie die nächsten 10 Jahre des Wissensmanagement im öffentlichen Sektor!

Dieser Beitrag ist bereits auf www.wissensmanagement.gv.at erschienen.

Quellen

  1. Josef Makolm, Maria A. Wimmer (Hrsg.), Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Konzepte, Lösungen und Potentiale, OCG Band 188, Wien 2005.
  2. Bernhard Krabina und Thomas Prorok. Wissensmanagement in der Bundesverwaltung. Ergebnisse einer Studie des KDZ in Kooperation mit dem BKA. KDZ, 2010.
Kelmend Zajazi
Kelmend Zajazi | Executive Director of NALAS
The long-term cooperation with KDZ means a lot to us at NALAS. In KDZ we found a peer that fully understands who we are.
Isabelle Verschuren | Federal Public Service Policy and Support (BOSA), CAF correspondent of Belgium
In the last years Belgium has planned and organised many different CAF activities (e.g. CAF training, Certification of CAF label) together with KDZ.
Josep Medrano | Director of Strategic Planning and Taxation, City of Barcelona
For the City of Barcelona, the collaboration with KDZ through the European "Cities for Sustainable Public Finances (CSPF)" has reached a qualitative advance.

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