20.02.2026
Konsolidierung, Effizienzsteigerung und Entbürokratisierung sind heute mehr denn je zentrale Herausforderungen in öffentlichen Verwaltungen. Steigende Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger, der Druck zu sparen und gleichzeitig Qualität zu sichern, Digitalisierung und Fachkräftemangel verlangen nach neuen Wegen, Verwaltungen zukunftsfähig zu gestalten. Das Common Assessment Framework (CAF) bietet dafür ein bewährtes und praxisnahes Werkzeug. Als europäischer Leitfaden für Good Governance und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors verbindet CAF Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung und Reformarbeit in einem System.
Was ist CAF?
CAF ist ein Qualitäts- und Managementsystem, um öffentliche Verwaltungen und deren Unternehmungen zu verbessern. Im Mittelpunkt steht die Qualität öffentlicher Dienstleistungen. Führungskräfte und Mitarbeitende bewerten ihre Organisation anhand klar definierter Kriterien, identifizieren Stärken sowie Verbesserungspotenziale und entwickeln Maßnahmen für gutes öffentliches Management. Dabei werden sowohl die Führung, das Management und die Strukturen der Organisation als auch ihre Ergebnisse für die Mitarbeitenden, die Bürgerinnen und Bürger und die Gesellschaft sowie zentrale Leistungs- und Wirkungsergebnisse bewertet und eingeschätzt. Das gemeinsame Erarbeiten der Aktionspläne von Führungskräften und Mitarbeitenden gewährleistet, dass die vereinbarten Maßnahmen verbindlich und zeitnah umgesetzt werden. Das CAF wurde von den Mitgliedstaaten der Europäischen Union als Qualitätsmanagementsystem speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt und wird heute von über 2.000 öffentlichen Verwaltungen in Europa genutzt – von Ministerien, Landesverwaltungen, Bezirksverwaltungsbehörden über Städte und Gemeinden bis zu öffentlichen Unternehmen und Non Profit Organisationen. In Österreich arbeiten rund 250 Organisationen mit dieser Methode.
CAF – vom Qualitätsinstrument zum Reformmotor für Organisationen.
CAF unterstützt öffentliche Verwaltungen dabei, ihre Organisation systematisch zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Das Besondere daran: Führungskräfte und Mitarbeitende entwickeln die Maßnahmen gemeinsam. So entsteht nicht nur ein realistischer Fahrplan zur Weiterentwicklung, sondern auch ein echter Veränderungswille im Team.
Wie funktioniert CAF?
Ein CAF-Prozess folgt einer klaren Logik: Bewerten – Verbessern – Umsetzen.
PHASE 1: Führungskräfte und Mitarbeitende analysieren gemeinsam ihre Organisation.
PHASE 2: Maßnahmen werden priorisiert und in einem Aktionsplan gebündelt.
PHASE 3: Klare Verantwortlichkeiten und Erfolgskriterien werden festgelegt und umgesetzt.
Die Beteiligung aller Ebenen ist im Prozess entscheidend. CAF schafft Verständnis, Motivation und Umsetzungsenergie – und wird so vom Qualitätsinstrument zum echten Reformmotor.
CAF-Konsolidierung: Öffentliche Verwaltungen neu denken
Mit der Weiterentwicklung zur CAF-Konsolidierung hat das KDZ das bewährte Framework um einen modernen Beteiligungsansatz erweitert. Gemeinsam mit Führungskräften, Mitarbeitenden und – wenn gewünscht – Vertreterinnen und Vertretern der Kommunalpolitik werden nachhaltige Optimierungs- und Konsolidierungspotenziale erarbeitet. Ziel ist die vorausschauende Entwicklung von Maßnahmen zur Effizienzsteigerung und zur Erschließung von Einsparungspotenzialen –
ohne klassische Haushaltsanalyse. CAF-Konsolidierung kombiniert strukturelle Analyse, Prozessoptimierung und Digitalisierungsimpulse damit zu einem ganzheitlichen Reformansatz für öffentliche Verwaltungen.
Zentrale Handlungsfelder sind
- Organisationsstruktur und Aufgabenkritik,
- Prozessoptimierung und Digitalisierung sowie
- Ressourcenmanagement.
Dabei werden Fragen behandelt wie: Wo zeigen sich unausgeschöpfte Potenziale oder Doppelgleisigkeiten? Wo gehen wir über unseren eigentlichen Leistungsauftrag hinaus? Wie können Abläufe verschlankt, manuelle Tätigkeiten automatisiert und digitale Tools besser genutzt werden? Der CAF-Prozess schafft Raum für kritische Fragen und verbindet sie mit konkreter Umsetzungsplanung. Praxisbeispiele und Ergebnisse Gerade im kommunalen Bereich zeigt CAF Wirkung: Mit CAF konnten bereits einige Gemeinden in Österreich und Deutschland zwischen 30 bis 60 konkrete Verbesserungsmaßnahmen identifizieren und schrittweise mit den eigenen Ressourcen und Know-how umsetzen. Die Ergebnisse reichen von optimierten internen Abläufen über klarere Zuständigkeiten bis zur Ausschöpfung von
Digitalisierungspotenzialen und Vereinfachen von Behördenwegen. Auch in den kommunalen Betrieben wie Bauhöfen ermöglicht CAF, Leistungsstandards und Ressourceneinsatz zu prüfen, Kooperationen zu stärken und den Betrieb effizienter zu gestalten.
Ergänzend werden im CAF-Prozess wirtschaftliche Hebel sichtbar:
- Wo liegen Einsparpotenziale in laufenden Verträgen?
- Wie kann eine strategische Personalplanung mehr Effizienz schaffen?
- Welche Fördermittel können gezielter genutzt, welche Investitionen neu dimensioniert werden?
- Sind Tarife und Gebühren marktgerecht und kostendeckend gestaltet?
- Welche Investitionen können aufgeschoben werden?
- Aber auch: wo können Services und Qualität zurückgeschraubt werden?
Solche Fragen, die in klassischen Verwaltungsroutinen oft untergehen, werden mit CAF systematisch und faktenbasiert bearbeitet und erfasst. Das Ergebnis ist ein klarer Überblick über strukturelle und operative Optimierungspotenziale und damit eine gemeinsame Grundlage für politische und administrative Entscheidungen.
Mit Beteiligung zu nachhaltiger Reform
CAF-Konsolidierung bedeutet Reform mit den Menschen, nicht über sie. Der partizipative Ansatz fördert gemeinsames Lernen, stärkt Vertrauen und schafft Umsetzungskraft. Studien zeigen, dass CAF die Organisationskultur positiv beeinflusst: Zusammenarbeit, Akzeptanz, Innovationskraft und Motivation steigen messbar. So entsteht Veränderung, die nicht von außen verordnet, sondern von innen getragen wird.1
Im Gegensatz zu kurzfristigen Sparprogrammen ist CAF ein lernender Reformprozess. Er fördert Transparenz über Leistungen, Strukturen und Ressourcen und verbindet Effizienzsteigerung mit Qualitätsverbesserung. Verwaltungen erkennen, welche Aufgaben wirklich notwendig sind, wo Ressourcen besser eingesetzt werden können und wie Digitalisierung die Verwaltungstätigkeit erleichtern kann.
CAF stärkt zudem das Personalmanagement als zentrale Reformkraft. Mitarbeitende werden befähigt, Prozesse mitzugestalten, Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen. Das schafft Identifikation mit der Organisation und erhöht die Umsetzungsgeschwindigkeit. Die Verwaltung wird dadurch nicht nur effizienter, sondern auch resilienter und anpassungsfähiger – ein entscheidender Erfolgsfaktor in Zeiten von Krisen, Fachkräftemangel und wachsender Komplexität.
Fazit
Nachhaltige Konsolidierung ist mehr als Sparen. Sie ist Ausdruck konsequenter, behutsamer Steuerung und verantwortungsvoller Abwägung. Das Common Assessment Framework bietet dafür die passende Struktur: Es verbindet Analyse, Beteiligung und Umsetzung zu einem integrierten Reformprozess. Mit CAF-Konsolidierung werden aus abstrakten Zielen konkrete Verbesserungen – Prozesse werden vereinfacht, Doppelgleisigkeiten abgebaut, digitale Lösungen integriert und Ressourcen gezielt eingesetzt. CAF ermöglicht es Verwaltungen, mit System zu sparen, mit Sinn zu vereinfachen und mit Wirkung zu digitalisieren–die Grundlage für einen modernen, bürgernahen und leistungsfähigen öffentlichen Sektor.
Weitere Informationen zum Common Assessment Framework finden Sie unter www.caf-zentrum.at.
1 CAF Impact Study 2025: https://www.kdz.eu/de/wissen/studien/caf-impact-study-2025 (31.10.2025).
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